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Registrazione
giovedì 14 dicembre 2017
Modalità di attuazione del progetto e attivazione dei servizi Riduci

La Regione Marche con DDPF n. 213 del 30/11/2010 ha indetto una procedura aperta per l’acquisizione di beni e servizi per la creazione e gestione del Polo Regionale di conservazione degli archivi digitali, aggiudicata con DDPF n. 119 del 22/08/2012 ed avviata il 18/09/2013. L'iniziativa è finanziata con i fondi POR-FESR 2007-2013.

L’impostazione concettuale e funzionale del Polo Marche Digip è definita dalla Regione con il supporto scientifico dell’Università di Macerata, in qualità di soggetto scientifico considerato caso di eccellenza sul territorio nazionale.

La tematica della conservazione non può essere limitata ad un mero adempimento da risolvere ex post in modo svincolato dai processi di produzione e gestione dei documenti e dalla impostazione e concepimento dell’archivio corrente dell’ente. Per questo motivo occorre che in ogni ente ci sia la capacità di comprendere la tematica degli archivi digitali e, in generale, della gestione dei procedimenti digitali in un’ottica complessiva, anche in relazione ai servizi ed al contesto regionale.

La procedura per aderire al servizio di conservazione è la seguente:

  1. Iscriversi alla Community Marche DigiP compilando il Modulo Referente nel quale devono essere indicati: il soggetto che dovrà rapportarsi con il Polo di conservazione Marche Digip; il nominativo del Responsabile della conservazione dell'ente ai sensi del D.P.C.M. 03 Dicembre 2013; la soluzione software utilizzata per il protocollo. Il Modulo così compilato deve essere inviato a polo.marchedigip@regione.marche.it È sempre possibile aderire alla Community Marche DigiP, che intende essere un punto di riferimento e di incontro per coloro che seguono queste tematiche nei vari enti, costituendo uno strumento di contatto e di veicolazione delle informazioni tra il Polo Marche DigiP e gli enti interessati. L'iscrizione alla Community non è vincolante ma è richiesta in caso di adesione al DigiP.
  2. Approvare lo Schema di Convenzione, ratificato dalla Giunta della Regione Marche con D.G.R. n. 265 del 10/03/2014 e modificato con D.G.R. n. 267 del 25/03/2016, estendendo la durata della convenzione fino al 31 deicembre 2016. Lo Schema di Convenzione deve essere approvato con atto formale dell'ente e inviato a polo.marchedigip@regione.marche.it
  3. Predisporre, con il supporto di Marche DigiP, il Disciplinare Tecnico e la Scheda tecnica di connettività (Allegato A), dove sono definiti gli aspetti di dettaglio e le modalità operative di erogazione dei servizi di conservazione. In particolare vengono individuati i referenti, le tipologie di documenti, i metadati, i formati e i sistemi da interfacciare con Marche DigiP per la trasmissione dei documenti.
  4. Marche DigiP predispone il testo definitivo della Convenzione e del Disciplinare Tecnico e prende contatti con l’amministrazione per la sottoscrizione con firma digitale.
  5. Marche DigiP procede a sua volta alla firma della Convenzione* e del Disciplinare Tecnico, alla sua repertoriazione e alla trasmissione all’amministrazione.
  6. Con la sottoscrizione della Convenzione e del Disciplinare Tecnico, possono avviarsi le procedure tecniche preliminari (fase di test) per l’avvio dei servizi di conservazione.
  7. Nella fase di test vengono effettuati versamenti di prova, con il duplice scopo di testare l’interconnessione tra i sistemi e di verificare documenti e metadati versati  in  conservazione.  I test di pre-produzione ed avvio dovranno essere concordati dal referente del singolo ente (referente individuato mediante adesione alla Community) e Marche DigiP, inviando una comunicazione mail a polo.marchedigip@regione.marche.it, e con il supporto dei soggetti che gestiscono i sistemi informativi versanti.
  8. La consultazione dei documenti versati avviene a seguito dell'accesso a DigiP tramite il framework di autenticazione Cohesion e il processo di autenticazione forte. A tal fine è indispensabile indicare nel Modulo Consultazione i nominativi dei soggetti autorizzati alla consultazione, il loro codice fiscale, il ruolo e l'email. Il modulo deve essere inviato tramite PEC al seguente indirizzo: regione.marche.informatica@emarche.it
  9. Con l’esito positivo dei test i servizi di conservazione possono essere avviati. La data di effettivo avvio viene concordata tra Marche DigiP e l’amministrazione.

(*) La firma della Convenzione avverrà solo a seguito di verifica che, a livello tecnico, i sistemi documentali dell'amministrazione siano interfacciati mediante appositi web service con il sistema di conservazione Marche DigiP, sulla base delle Specifiche tecniche dei servizi di versamento (vedi elenco dei sistemi di protocollo e gestione documentale attualmente accreditati per il versamento)

Nel caso in cui i fornitori dei sistemi di gestione documentale ritengano necessari opportuni interventi di integrazione e interfacciamento, questa attività rimane in capo all’ente ma rispetto alla quale Marche DigiP può offrire tutto il supporto necessario.

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DOCUMENTI

Modulo Referente per iscrizione a community DigiP

Disciplinare Tecnico

Scheda tecnica connettività (Allegato A)

Specifiche tecniche servizio di versamento DigiP

Modulo Consultazione

Regole tecniche in materia di conservazione digitale - DPCM 3 Dicembre 2013

Università degli studi di Macerata-metadati SUAP

 

Per assistenza ed informazioni:

Tel: 071-8063053

Email: polo.marchedigip@regione.marche.it

  

Regione Marche Giunta Regionale-via Gentile da Fabriano, 5 - 60125 Ancona - tel. 071.8061